fbpx

На вчора: сервіси, які полегшать життя проєктним менеджерам

АвторЮлія Гуріна
29 Листопада 2019

У проєктних менеджерів сильний вестибулярний апарат — їм вдається міцно стояти на ногах 25 годин на добу, тримаючи все, що відбувається з проєктом, в кулаку. Крім того вони встигають розв’язувати точкові проблеми на вчора і при цьому не гублять глобальну стратегію в потоці щоденних задач, дедлайнів та узгоджень.

Менеджери безсумнівно мають бути гнучкими до змін, але лише ті, хто мають на що спертися, можуть грати в довгу — вести кілька проєктів паралельно та при цьому дихати рівно.

Тому разом із  Фондом родини Богдана Гаврилишина та Діною Волинець, спеціалісткою зі стратегічного розвитку та проєктного менеджменту, ми створили надійну підбірку сервісів для роботи над проєктами

Інструментів проєктного менеджменту безліч — таблички, алгоритми та методології, які дозволяють систематизувати все, що ми вже знаємо, і все, що нам ще треба буде дізнатись. 

Зазвичай, робота для мене починається зі зведення розуміння задуму всіма членами команди до спільного знаменника. Не уявляю, як можна починати працювати разом, не домовившись про те, хто ми, для кого це робимо та куди хочемо прийти. Для цього зазвичай рухаюсь за такими етапами:

1. Прояснюю індивідуальні цінності, щоб визначити місію, візію та мету проєкту.

2. Заповнюю карти емпатії соціальної групи за О. Остервальдером, аби вивчити клієнта.

3. Проходжу хоча б один цикл із дизайн-мислення, аби сфокусуватись на проблемі та способі її вирішення. Про це детальніше можна почитати в матеріалі Платформи або подивитись курс Університету Вірджинії «Дизайн мислення для інновацій» на Прометеусі

4.  Працюю з канвою бізнес-моделі за О.Остервальдером, аби зрозуміти, звідки надходитимуть кошти, та на що ми їх витрачатимемо.

Сервіси для проєктних менеджерів, які радить експертка:

Trello — це візуалізована канбан-дошка, якою, зазвичай, користуються ті, хто працює з методологією Scrum.

Як організувати ведення проєкту у Trello

У цьому сервісі зручно організовувати процес ведення проєкту, а також він комфортний для трекінгу просування по ньому. Особливо для тих, хто працює дистанційно і хоче побачити реальну картинку зі статусом того чи іншого завдання на одному аркуші.

Для кожної ідеї можна завести окрему дошку, а всередині створити робочі картки з задачами. У них можна проставляти дедлайни, створювати нагадування й тегати членів команди. Є можливість робити дошки публічними та приватними (знаємо, що Trello настільки зручний, що в ньому навіть ведуть ремонт квартири), ставити мітки і додавати файли всередину карток. А завдяки свободі вибору шаблонів і обкладинок складно сплутати різні проєкти.

Довго шукала програму, в якій можна трекати дуже великі проєкти з усіма інструментами менеджменту. Зараз тестую Miro, де можна працювати командою і над канвою бізнес-моделі, і над SWOT аналізом, і над планом, і над канбан-дошкою та ще багато над чим. Поки отримую задоволення.

Project Guru

Знаю, що скоро Фонд Родини Богдана Гаврилишина в межах проєкту «Креативна молодь змінить Україну» за підтримки Українського культурного фонду мають запустити чатбота, який буде допомагати прописати ідею свого проєкту.

Також бот зможе допомогти вам наповнити свій проєкт змістом, продумати відповіді на питання, які необхідні, аби ідея була реалізована та здобула підтримку команди, партнерів, донорів і була цікава для цільової аудиторії. На будь-якому з етапів роботи користувач може обрати можливість завантажити та відправити собі на пошту заповнений власноруч текст і продовжити працювати над проєктом уже без допомоги бота.

Для спілкування у форматі відео дзвінків, звісно, можна використовувати Messenger, Skype чи WhatsUp, але Zoom — найзручніший із варіантів. Він працює більш стабільно та дозволяє записувати розмови. Аудіофайл можна вивантажити хоч на youtube і передивитись/переслухати, якщо є така потреба.

 

Допомагає створювати візуальні матеріали для соцмереж і, навіть, презентації. Тут купа готових шаблонів і категорій дизайну — від логотипа до резюме. Є навіть окремий застосунок для сенсорних телефонів.

 

Сервіси для планування роботи

Компанія позиціонує додаток як “The all-in-one workspace for your notes” — робочий простір для приміток, запису задач та бази даних. Notion лише спочатку виглядає, як порожній білий аркуш з купою інструментів. Але українські продуктові, IT та креативні компанії активно почали його використовувати.

Найбільш магічна функція Notion — трансформер. Будь-який елемент можна перетворити в інший формат: таблицю — на список задач, а галерею — на дошку, список у календарі та ще й адаптувати його під кожного члена команди.   

Notion зручний як для роботи, так і для ведення особистих справ, журналу або нагадувань. Його використовують як менеджер задач, планер, інструмент для постановки цілей, трекер звичок, а ще як чудову заміну Excel табличок. Послідовники Notion навіть зробили гід з його використання для початківців, а спільнота його прихильників проводить зустрічі, де відкриває нові фішки додатку. Ось одна з них, на якій збираються ділитись досвідом використання сервісу.

 

Першопочатково цей додаток був задуманий як такий собі інтерфейс для мозку користувача, а його співзасновник Філ Лібін мав амбітні плани — подолати розрив між фізичним і цифровим світом. Тому Evernote передбачає роботу з будь-яким видом інформації: рукописними нотатками, списками справ, збереженими URL-адресами, аудіозаписами, картинками, фотографіями з телефону, статтями — практично з усім, що можна зберегти. До того ж він синхронізується між усіма пристроями, тому якщо ви написали щось в телефоні дорогою на зустріч, то зможете правити той самий файл вже через ноутбук.

Лібін вважав найважливішим створити відчуття постійного доступу до програми та максимально скоротити час пошуку потрібної інформації. Тому ключовою фішкою Evernote зробив таку собі «електронну чуйку» — користувачі можуть шукати збережені елементи по одній деталі, яку вони запам’ятали. Потрібний файл можна знайти через фільтри: дату, ключове слово, тему або вашу геолокацію під час написання нотатки.

 

Ідея додатку проста — це список геть усіх задач, зручно систематизований по рубриках. Засновники кажуть, що з Todoist можна бути на 101% впевненим у тому, що ще до початку робочого дня ви будете знати, що треба зробити якнайшвидше, і згадаєте про діло, яке  відкладали два тижні.

Серед фішок — можливість вказувати рівень пріоритетності на кожну задачу та делегувати їх колегам або близьким людям. Також Todoist готує інфографіку та візуалізацію вашої продуктивності за день/тиждень/місяць, чого немає в інших сервісів. Навіть безкоштовну версію можна використати сповна: максимальне обмеження по проєктах — 80 штук, а по учасниках у кожному — 5.

 

Таск-менеджер, який допомагає не загубитися в потоці нових завдань. В ньому зручно розділяти великі плани на маленькі задачі, відсортовувати їх у зручному порядку та бачити, наскільки завантажений ваш день. Хоча Asana створювалася насамперед для команд, її також зручно використовувати як персональний планер. Користувачі радять фіксувати у додатку всі маленькі завдання (зробити розсилку, картинку, написати контент-план), а великі додавати як окремі проєкти або секції. Крім цього в Asana є інтеграції з іншими платформами (Gmail, Google Calendar, Slack), тому завдання можна створювати прямо з відкритого листа або діалогу в Slack.

 

Комунікаційна мекка для будь-якого проєкту та місце для спілкування всієї команди: тут можна переписуватися або зідзвонюватися з колегами в діректі, створювати тимчасові чати та закріплені канали. До всіх сповіщень можна поставити власні налаштування — вимкнути їх для конкретного каналу, поставити на mute надто активний чат або піти далі, призначивши ключові слова, на які додаток буде реагувати, надсилаючи вам сповіщення.

Крім того, якщо ви Громадська Організація, то можете розповісти команді Slack про те, чим займаєтеся — таким чином цілком ймовірно отримати безкоштовний доступ до використання додатку. Ми це перевірили. 

 

Сервіси для візуального оформлення

Сервіс, у якому кожен може бути дизайнером. Шапка електронного листа, прев’ю на Youtube, Tumblr-банер, Instagram-сторі або банальна листівка — забудьте всі розширення для каверів у соціалках, тут вже все готове до використання, лежить і чекає, поки ви проявите свій креатив.

 

“Design anything on the web”, — говорять засновники. Елегантний і простий інструмент для розробки веб-сайтів, презентацій, створення портфоліо та креативної верстки статей. На відміну від Tilda, у Readymag є потужний пул можливостей для створення анімацій. А про те, як зробити той чи інший трюк у верстці або як працює певна анімація, засновники розповідають у блозі.

 

Безкоштовний ресурс із професійними фотографіями від авторів з усього світу. Можна почати з пошуку віжуала для статті, шейр-картинки або фону для сайту, а в результаті знайти фото на тло свого робочого стола — настільки шикарні світлини там розміщують.

 

Готові картинки png без фону, логотипи й мокапи — все тут і в якості. А якщо вам на сайт раптом знадобляться вирізані шкурки від баклажана чи картоплі — то ми знайшли їх саме тут. 

 

Сервіс, присвячений всім, хто розміщує фото людей на каверах та обкладинках. Кажуть, у 80% випадків працює коректно і можна швидко вирізати будь-яку частину зображення для посту чи презентації.

 

Сервіси для роботи з аналітикою

В один клік дізнатися всі важливі цифри про сайт конкурента або порівняти два продуктових онлайн-магазина, аби зрозуміти, яким користуються частіше та скільки в середньому часу на якому проводять.

 

Ви не можете дозволити собі не знати, що користувачі думають про вас, ваш продукт або проєкт. Brand24 відстежує згадки про бренд у ЗМІ та соцмережах по ключовим словам поки ви спите, щоб на ранок презентувати свіжу порцію фідбеку та інформації щодо того, що люди про нього пишуть. Сервіс покаже згадки в різних платформах і таймлайн, де по кривій на графіку легко дізнатися, коли ваш бренд хайпонув або просів.

 

Відстежити всі пости та коментарі неможливо. Тому YouScan допомагає побачити повну картину обговорень бренду й категорії — вчасно дізнатися про негативні пости в соцмережі і ЗМІ, або оперативно подякувати адвокатам бренду. Цей ресурс допоможе заощадити час на рутині — аналізі даних, пошуку інфоприводів, лідерів думок та нових платформ для PR-кампаній.

 

Сервіси під рукою та у закладках, які рятують щодня 

Для тих, хто працює з Word-документами (особливо якщо це стосується прес-релізів) і в кого тіпається око при завантаженні всередину фотографій, — створили піксель-пьорфект сервіс.

Все, що вам треба — це натиснути «Файл» у Word-документі і «Опублікувати його в Інтернеті». Потім вставити згенерований лінк у цей ресурс і вуаля — ваш Good looking Google Doc готовий в один клік без верстки і заморочок. Наприклад, ось як би виглядала наша стаття.

 

Сервіс, яким радимо користуватися перед тим, як натиснути «Відправити», щоб потім не червоніти за граматичні помилки та не пояснювати, що означає «Кли можеммл звязатисч звами?». На цьому сайті можна перевірити тексти різними мовами на граматику, стиль та орфографію.

 

Щоб не шукати потрібний емодзі в маленькому віконечку чату, довго гортаючи рубрики,  можна відкрити сторінку, де зібрані геть усі. Крім того тут є рубрика «Текстові символи» з різними математичними й фізичними позначками, або просто знак стрілочки, коли він так потрібен.

 

Toggl робить відстеження часу настільки простим, що ви справді будете ним користуватися. Це навіть простіше, ніж «метод Помодоро» — коли треба працювати над задачею, не відволікаючись 25 хв. Навіть якщо ви забули запустити таймер, Toggl надішле сповіщення з нагадуванням. Цей додаток суперефективний, якщо ваша компанія часто працює з фрілансерами за погодинною оплатою. А ще Toggl — король інтеграції. Кнопка запуску трекінгу часу вшивається у ваші улюблені додатки, що дозволяє запустити процес будь-який момент, не перемикаючись між сервісами.

 

Вибір дня для зустрічі однокласників — це ідеальний кейс ситуації, для якої створений Doodle. Нечесно, якщо двохгодинна зустріч займає більше часу на узгодження та кілометр діалогу в месенджері. Кредо компанії — «Ніколи не надсилайте ще один лист “Коли можна зустрітись?” поштою». Doodle пропонує не гратися у відгадування зручного таймлайну, а заповнити таблицю зі зручними опціями відразу всім учасникам. В результаті програма визначить слот часу, який підходить більшості. Одна з американських користувачок пише: «Кожен раз, коли більш як двоє людей намагаються домовитись про зустріч, Doodle — це те, без чого я не можу вижити. Особливо коли вона проходить через часові пояси».

 

Той, хто хоч раз в житті розшифровував 3-х годинне інтерв’ю для статті — безсумнівно збереже собі цей сервіс у закладки. Він дозволяє самостійно прискорити (або якщо ваш герой швидко розмовляє — то уповільнити) аудіодоріжку, чим скорочує процес мінімум вдвічі. Крім того тут є вбудоване вікно, в якому можна одразу вводити текст, не перемикаючись між, наприклад, Word та програвачем. 

 

Вкорочувач лінків, але не тільки! Тут можна відстежити, чи колеги таки перейшли за вашим посиланням, скільки разів за весь час, з яких країн, з яких пристроїв і чи пересилали його комусь у приватному повідомленні.

 

r2u

Щоразу, як забудете, як перекласти це слово українською пристойно — заходьте сюди. Це сайт з базою всіх можливих російсько-українських словників.

 

А якщо ви раптом застрягнете на 15-му пості у Фейсбуці, то цей сервіс — рятівна пігулка від прокрастинації. Клік і ви заблокували сайт, який вас відволікає. 

 

За підтримки програми «Креативна молодь змінить Україну», яку реалізує Фонд родини Богдана Гаврилишина разом із Українським культурним фондом.
Партнер проекту
АвторЮлія Гуріна
29 Листопада 17:37
Люди
Читайте більше цікавого