fbpx

Ваші документики: що творчих людей бісить в ділових контрактах

29 Червня 2021

Більшість творчих людей люблять свою роботу. Рівно до того моменту, поки не настає час укладати договори, додатки до них, виставляти рахунки, підписувати акти та безліч інших паперів, мільйон разів усе це узгоджувати та правити, а потім ще й відсилати фізичні екземпляри. Ну бісить же!

Але на щастя, прогрес не стоїть на місці, а розробники все частіше вигадують рішення, що полегшують життя. Разом із IT-компанією Phase One Karmа, яка розв’язує щоденні проблеми людей за допомогою технологій, та їхнім сервісом для роботи з документами Loio розбираємось, що нас найбільше дратує в паперовій роботі та як все це взагалі можна витерпіти. Якщо впізнали себе у більшості з цих пунктів – здається, прийшов час щось змінювати. Зізнавайтесь, вас бісить, коли…

1. Коли просять надіслати шаблон договору

Ура, новий клієнт! Ви відшукали одне одного, здається, знайшли спільну мову з першого погляду та навіть встигли домовитись про дедлайни й бюджет. І тут стається те, чого ви так боялись – і ми зараз не про телефонний дзвінок. Клієнт просить надіслати шаблон вашого договору. «Без проблем, найближчим часом надішлю» відповідаєте ви, бо який же ви в сраку креативний професіонал, якщо у вас немає власних шаблонів договорів на будь-який смак?

От де, скажіть, де всі ці бухгалтери та юристи беруть численні шаблони будь-яких документів? Може їм урочисто вручають ці секретні файли після закінчення університету? А може з покоління у покоління передають – від бухгалтера-батька бухгалтерові-сину? Все може бути. Та якщо у вас немає відповідного батька і навіть на курси з документообігу ви йти не збираєтесь, радимо заручитись хоча б один раз підтримкою професіонала, який допоможе скласти ваш ідеальний шаблон договору та розкаже, що, куди й до чого. Тоді ви зможете не тільки зберігати спокій, коли партнер проситиме вислати документи, а й нестимете світоч цього знання своїм колегам.

2. Коли з форматуванням діється щось страшне

Тонкий, товстий і нахилений – це не нові прізвиська героїв у фільмах Леоніда Гайдая. Це звичайна картина в тих документах, що вам регулярно надсилають на підпис. Кілька видів накреслень, шрифтів і кеглів в документі, а вінчає його який-небудь ТОВ «КРЕАТИВНІ РІШЕННЯ І КО» написаний капсом – це типовий твір стилю «офісне бароко». Можливо, колись у вас з’являться сили пояснити, що не обов’язково використовувати буквально всі інструменти, які пропонує Word, адже в документах важлива простота і лаконічність.

Ну нічого, от побачите, вже недалекий той час, коли міжрядковий інтервал в документах буде всюди однаковим, шрифт – читабельним, абзаци – доречними. А коли замість дефіса в тексті з’явиться тире, а замість подвійних лапок ялинки, ви зрозумієте, що жили не дарма і пристрасно поцілуєте екран ноутбука прямісінько у ТОВ.

3. Коли «все поїхало»

Якщо фраза «Я щось натис/натисла – і все поїхало» про вас, то з розумінням і співчуттям тиснемо вашу втомлену руку та запевняємо – вона не винна! Просто так влаштований світ: небо синє, троянди червоні, а табуляція в Ворді живе своїм життям.

Лише лічені мудреці сповнилися у своєму пізнанні настільки, що знають, чим відрізняється прямокутний повзунок на лінійці вирівнювання від трикутних та не бояться користуватись усіма одночасно. Все ж, що потрібно нам, простим смертним – це однакові абзаци, рівні відступи, і щоб не було розриву між підзаголовками розділів та їхнім текстом. Ще раз повторимо – щоб не було ЖОДНОГО розриву!

А особливе місце в пеклі приготовлене для тієї людини, яка вигадала в кінці документу цю табличку з іменами та реквізитами контрагентів. Не хочемо вас розчаровувати, але в документах без імен та реквізитів ніяк, тому доведеться заповнити і її, тільки обережно, без різких рухів. Та обережно ж кажемо, що ж ви робите, знову все з’їхало!

4. Коли надто багато тексту

Як будь-яка серйозна штука, документи зазвичай містять купу тексту. І ви могли би з цим змиритись, якби не один нюанс – у цій купі часто губляться назви контрагентів, суми договору, строки виконання, одним словом, ще більш серйозні штуки. Якщо ви хоч колись губили нуль у сумі контракту або букву у прізвищі клієнта, ви зрозумієте нас як ніхто.

І ось, коли ви будете вже вшосте вичитувати двадцятисторінковий договір у намаганні не помилитись і не пропустити щось важливе, скинете руки догори і промовите: «Боже, ну от чому людство досі не вигадало якийсь такий сервіс, який допомагав би помічати усі важливі деталі в документі і нічого не прогавити?». А тут раптом відповідь «Не ний, такий сервіс вже є».

5. Коли ваші контрагенти в інших країнах та часових поясах

Працювати з контрагентами з інших країн – це найвищий левел. Якщо ви вже працюєте на міжнародному рівні, прийміть наші аплодисменти. Віримо, що українські професіонали здатні неабияк струснути глобальну креативну сферу, якщо наважаться експортувати творчість на закордон.

Але важливо не забувати й про юридичний бік питання – заздалегідь дізнайтеся про особливості укладання міжнародних договорів, усі плюси, мінуси та підводні камені, а вони можуть траплятися там, де ви цього навіть не очікували. Наприклад, якщо не врахуєте, що ви та ваш клієнт перебуваєте в різних часових зонах, це може вплинути на час і дату укладення договору.

Та й тут є рішення – спеціальні сервіси, які допомагають узгоджувати не лише юридичні нюанси, а й навіть такі дрібні, але важливі деталі.

6. Коли багато версій одного й того ж документу

«Договір», «Договір правки», «NEW Договір» і нарешті «Фінал» і «Фінал 2» – створення щоразу нового файлу з документами і вигадування для нього щоразу нового імені вже давно варто віднести до розряду олімпійських видів спорту. Лише найстійкіші здатні не заплутатись у численних версіях одного й того ж файлу та вислати правильну версію партнеру.

Ще одна улюблена гра у галузі документообігу – це хованки. Правила такі: один контрагент вносить правки до договору і не відмічає, куди саме внесено зміни. А інші мають ці зміни знайти. Пробували? Грали? Погодьтесь, затягує.

Якщо ігри з документами – не те, чим ви хочете займатись по життю, домовтесь із контрагентами працювати в документі одночасно онлайн та позначати кожну внесену правку. І, хтозна, можливо, вже за якихось сто років туристи літатимуть на Марс, вчені винайдуть ліки від найстрашніших хвороб, а контрагенти перестануть надсилати вордівські файли у додатку до листа.

7. Коли стаються помилки чи одруківки

«Дозволь помилкам навчити тебе» – може в цьому інтернет-афоризмі і є частка правди, але не радимо пояснювати ним свої факапи в документах контрагентам. Авжеж, кожен має право на помилку, та якщо це системні проблеми з граматикою, пунктуацією або, не дай боже, помилки у іменах чи назвах контрагентів, ризикуєте зарекомендувати себе не з найкращого боку.

І навіть якщо ви заклятий перфекціоніст/ка та відмінник/ця у третьому поколінні, ніхто не гарантує, що до вашого документу не закрадеться доленосна одруківка. От і спробуйте пояснити потім партнерці Юлі, що клавіші «Ю» і «Б» просто знаходяться на вашій клавіатурі поряд.

Добре, що людство давно придумало рішення – сервіс, який підкреслює всі помилково написані слова та одруківки. Головне тримати його включеним, звертати увагу та дослухатися. Ось він, хороший приклад, як штучний інтелект допомагає людському.

8. Коли потрібен додатковий софт

На щастя, це стається не так часто, але на довгому кар’єрному шляху вам точно має пощастити і контрагент надішле документи у форматі, про який ви чули лише в офісних легендах. Зазвичай це пояснюють особливими вимогами служби безпеки в компанії і, треба визнати, виконує свої обов’язки вона сумлінно – документ, який просто неможливо відкрити, дійсно в цілковитій безпеці. От тільки як з ним працювати? І тут вам запропонують зручне рішення – отримати поштою диск зі спеціально розробленим софтом, який здатен прочитати цей шифр, встановити його якимось чином на ваш Mac без дисководу, ввести 24-значний код, відсканувати сітківку ока і – вуаля – можна користуватись!

Авжеж, ми гіперболізуємо, хоч і зовсім трішечки. Але ж як бісить, коли для того, аби працювати з документом, необхідно встановлювати додаткові програми. Зараховуйте нас до старовірів, але для роботи над документами найкраще підійдуть старі добрі Word та Google Docs, а усі особливі та корисні фічі до них завжди можна знайти у розширеннях.

9. Коли не розбираєшся в юридичних нюансах

Покладіть руку на серце і зізнайтесь – ви хоча би раз читали весь текст договору, який вам надсилають, від А до Я і вдумувались у написане? А якщо чесно? Що, навіть оту частину про «Відповідальність сторін» і «Прикінцеві положення»? Якщо так, то схиляємо перед вами голову. Якщо ні – розуміємо, але радимо це змінити.

Магія юридичного тексту полягає в тому, що він страшенно нудний, але лише до того моменту, коли годинник проб’є дванадцяту, а точніше коли вам доведеться з цим договором іти до суду. Сподіваємось, вас омине ця доля, але договори для того й укладаються, аби мати можливість захистити свої права, якщо виникне необхідність. От тоді кожна буква в документах набуває особливого значення. От тоді ви й ляснете себе рукою по лобі за те, що свого часу неуважно прочитали договір чи не внесли потрібні зміни.

Та все у ваших руках – будьте уважні до юридичних нюансів, розберіться нарешті з усіма пунктами, що вам здаються незрозумілим, а ще краще попросіть про це справжнього юриста. Для цього природа їх і створила.

10. Коли потрібно відправляти фізичні екземпляри

Уклали, внесли правки, погодили, вичитали, фух. Ось він відповідальний момент – час підписувати договір. «Це вже все, кінець?» – спитаєте ви. «Та де там» – відповімо ми. Це лише у вашій уяві ви з контрагентами сидите у великій залі бізнес-центру за овальним столом, секретар підносить ваші екземпляри і ви урочисто підписуєте документи. Щось ми з вами замріялись. Прокидайтеся швидше, реальність не така.

Вас просять роздрукувати договір, підписати обидва екземпляри та надіслати партнеру. Все логічно, от тільки ви працюєте з дому через карантин, принтера у вас вдома нема, а найближчий копі-центр закритий через той же таки карантин. Добре, якщо у вас є хоча б один сусід, з яким ви не встигли розсваритись, готовий вам все це роздрукувати на своєму принтері. Далі – пошта, пошук правильної адреси та телефону отримувача, нарешті відправка. І авжеж не забудьте повернутись на пошту за кілька днів, щоби забрати підписаний обома сторонами ваш екземпляр. А якщо раптом на цьому етапі ви виявите, що в договорі необхідні виправлення, доведеться пройти цей мученицький шлях ще раз і ще раз, і так допоки Данте не буде задоволений вашими стражданнями.

У нас лише одне запитання – «Навіщо?!». Навіщо проходити ці кола пекла, коли розумні люди може не так і давно, але вигадали електронний підпис. Клац сидячи на дивані і готово. От тепер можна видихнути і пишатися собою – оце ви ділові!

 

Цей матеріал створений за підтримки партнера: IT-компанії  Phase One Karma

Артем Феньковський, співзасновник та Сhief Оperating Оfficer у Phase One Karma

Ми – технологічна компанія, яка вірить у карму: «роби добро, щоб воно множилося у світі й поверталося до тебе». Цей сенс закладений в ідею кожного нашого продукту. Наприклад, сервіс Loio покликаний полегшити роботу з юридичною документацією. Ми вважаємо, що більшість договорів, актів, угод та інших документів в XXI столітті не повинні відбирати так багато часу і сил. Тому пропонуємо віддати всі рутинні процеси в цій сфері технологіям і тим самим звільнити розум людей для більш значущих та ідейних завдань.

Loio – не перший наш продукт. До цього ми створили інший корисний сервіс – Unicheck для перевірки плагіату, що згодом був придбаний великою американською компанією. Ми пишаємося тим, що можемо залучати інвестиції в економіку і допомагати різним спільнотам у всьому світі, роблячи їх життя кращим.

Цей матеріал створений за підтримки партнера
29 Червня 11:07
спецпроєкт
Читайте більше цікавого