5 липня 2014

Есть эффект: как стать продуктивнее уже с понедельника

Выходные только начались, а значит у вас есть еще уйма времени для того, чтобы отдохнуть и подготовиться к новой рабочей неделе. Для того, чтобы она у вас была как можно более эффективной, Platfor.ma поработала и собрала десять приемов от известных бизнесменов, которые точно пригодятся вам уже с понедельника. 

 

Никаких встреч и совещаний по средам

Один из основателей Facebook Дастин Московиц, который в настоящее время является генеральным директором компании-разработчика Asana, взял себе за правило один день в неделю – по средам – не проводить никаких важных совещаний и встреч. Более того, этот день Московиц считает «свободным» от каких бы то ни было обязательств вообще. Но это не выходной: по средам Московиц занимается стратегическим планированием будущего своей компании, работает над проектами, до которых в «обычные» дни у него не доходят руки. Это позволяет ему не утонуть в рутине и решать важные стратегические задачи.

 

Фотографія: shutterstock.com

 

 

Использовать «ментальные карты»

Британский поп-психолог Тони Бьюзен некогда придумал так называемые «ментальные карты». Это определенная техника организации дел и мыслей, с помощью которой создается осмысленная паутина списков. Предполагается, что это позволит разобраться в чехарде мыслей, идей и дел, с которыми приходится регулярно сталкиваться. Эту технику активно использует Пол Клипп, президент польского филиала компании  Lunar Logic's. Каждый понедельник Клипп тратит 15 минут для того, чтобы распланировать дела на неделю с помощью этих «ментальных карт». Для их построения он использует сервис MindMeister.

 

 

Техника Pomodoro

Еще в конце 80-х годов стала популярна идея о том, что человеческий мозг просто не в состоянии долгое время концентрироваться на одной задаче. Вместо того, чтобы заставлять себя целый день уныло сидеть за компьютером, адепты техники Pomodoro предлагают распределять рабочий день на 25-минутные промежутки ударного труда, и пятиминутные перерывы.

 

Чтобы разделять периоды «интенсива» и «отдыха», используют либо механические помидоры-таймеры, либо их программные аналоги. Главное правило: во время 25-минутного отрезка пользователь не имеет права отвлекаться от своей работы – ни на социальные сети, ни на электронную почту, ни на чтение каких-то статей. Тот же Пол Клипп, о котором говорилось выше, использует и эту технику для работы. За один рабочий день он успевает выполнить 16 полных циклов «работа-перерыв», и это, по его словам, является очень эффективной методикой.

 

 

Доска «канбан»

Японская методика «канбан» является самым простым способом визуализировать рабочий процесс и понять, насколько вы эффективны. Хороший способ использовать эту методику – начать пользоваться «облачным» органайзером Trello.com или сервисом kanbanflow.com. Здесь на одной доске есть четыре разноцветных списка: дела, которые предстоит сделать; дела, намеченные на сегодня; дела, которые в процессе; выполненные задачи. По мере продвижения рабочего процесса пользователь просто переносит дела из одного столбца в другой. Это простой и удобный способ организовать дела. Поистинне разносторонний человек Пол Клипп использует и эту методику.

 

 

Аутсорсинг маленьких и трудоемких дел

Зачастую стартаперам, стесненным в финансовых возможностях, приходится выполнять множество рутинных задач самостоятельно, потому как все подчиненные (если таковые вообще есть) и так перегружены работой. Это не всегда разумно. Мэтт Деселесс, соучредитель и партнер компании William Painter, для выполнения скучных, но занимающих много времени дел, ищет людей со стороны – фрилансеров. Для их поиска он рекомендует такие сервисы как Elance и Fiverr. Обычно их время намного дешевле времени занятого директора стартапа.

 

 

Не более трех важных дел за день

Тот же Деселесс рекомендует начинать каждый рабочий день с определения трех (и только трех, не более) важных дел, которые обязательно нужно успеть сделать за сегодня. Когда таких дел немного, вероятность того, что они будут выполнены, заметно вырастает. А когда они будут выполнены, остаток дня можно посвятить той работе, которая кажется наиболее актуальной на данный момент.

 

 

Сознательные ограничения

Деселесс говорит, что главный враг продуктивности для IT-специалиста – отвлечения. Это и уведомления на смартфоне, и сообщения из социальных сетей, и сообщения, приходящие в Skype. Все это на время выполнения важных дел лучше отключить. Сам Деселесс в те моменты, когда ему особенно важно сосредоточиться, ставит свой iPhone в режим работы «В самолете», а с помощью программы SelfControl устанавливает на своем компьютере блокировку социальных сетей и популярных новостных сайтов. Есть инструменты еще более радикальные: так, программа Freedom способна на заданное пользователем время вообще отключить его компьютер от интернета. И вернуть доступ к сети не поможет ни выключение приложения, ни перезагрузка компьютера. Бесчеловечно, но эффективно.

 

Фотографія: shutterstock.com

 

 

Приезжать в офис первым

Ремко Ван Мук, один из основателей Virtu, всегда приезжает в офис за час-полтора до начала рабочего дня. И работает в полном одиночестве. «Вы будете ненавидеть это время, но потом поймете, что за этот час-полтора можно успеть сделать больше, чем за весь последующий рабочий день. Ведь вас никто не будет отвлекать», – говорит он. К тому же в такое время можно спокойно закидывать ноги на стол или наконец-то отксерокопировать свое лицо.

 

 

Отложенное чтение

Гокул Натх Шридхар, основатель и гендиректор Likewyss, никогда не читает статьи и новости в течение рабочего дня. Вместо этого он откладывает понравившиеся ему материалы в смартфон с помощью приложения Pocket. Один клик – и статья по ссылке в уже сверстанном виде лежит в смартфоне, причем прочитать ее можно без доступа к интернету. Шридхар читает статьи на телефоне в метро и на планшете дома – это намного продуктивнее, считает он.

 

А автор методологии Getting Things Done Дэвид Аллен, который давно превратился в настоящего гуру продуктивности, советует не откладывать на потом решение задач, которые требуют не более двух минут внимания. «Когда возникает какое-то новое дело, нужно сначала понять, сколько времени потребует ее выполнение. Если оно потребует меньше двух минут, нужно сделать его немедленно», – рекомендует Аллен. И этому правилу свято следует Кристиан Сутэрди, один из основателей сервиса Lolabox. «Я люблю это правило. Оно абсолютно логично и не требует никакой фантазии или специального программного обеспечения. И оно не требует обучения: вы можете начать прямо сегодня. А эффект от него будет очень большим», – говорит стартапер.


comments powered by Disqus