28 травня 2015

Це взагалі як: організовувати найбільший медіафорум країни

Ми продовжуємо на Platfor.ma рубрику «Це взагалі як», в рамках якої з’ясовуємо, як різноманітні процеси та події виглядають зсередини. Сьогодні стартує головна українська подія року у сфері журналістики – Львівський медіафорум. На честь цього його директор Остап Процик написав нам про те, як організувати журналістів, чому львівські заклади готові були допомагати їм безкоштовно та як співробітники СБУ одночасно охороняли та вчились.

 

 

Гарні справи починаються з маленької мрії, яка з часом починає збирати навколо себе людей. Львівський медіафорум об’єднав людей, які точно люблять три речі – медіасправу, Львів і організацію подій.

 

Ми відчували, що у медійному середовищу України бракує річного, потужного професійного зібрання. Чомусь банкіри, стоматологи і будівельники мають свої щорічні експертні форуми, а медійники – ні. Звичайно, було багато різних тематичних медіа конференцій, а от так щоб щороку, в один і той самий час, в тому ж місці на теми, які цікаві усьому медіа середовищу – ні.

 

 

Що найважливіше в організації доброї події? Концепція, місце, тема, формат, спікери, учасники, команда, фінансування чи конференц-сервіс? А що найважливіше в приготуванні, скажімо, борщу – буряк, морква, капуста, картопля чи щось інше? Важливо все. І якщо один зі складників буде неякісним, то може зіпсувати всю страву.

 

Концепція. Важливо чітко визначити, що саме ви робите. Ми окреслили це так – головна медіаподія року. Сьогодні України, завтра – всієї Центрально-Східної Європи. На це були налаштовані всі дії і стратегічні плани. Сьогодні ми дещо удосконалюємо визначення того, чим є Львівський медіафорум. З однієї річної події форум в майбутньому ставатиме платформою, яка включатиме як саму річну подію, так і численні тематичні події протягом року, навчально-новинний веб-ресурс та коворкінговий простір для медіа середовища.

 

Місце. Нам однозначно пощастило, що ідея народилась у Львові. У місті поволі створюється дуже сприятлива атмосфера для конференц-туризму. Це відчувається в нюансах. Коли за рік до події представники готелів починають дзвонити до організаторів і пропонувати вигідні умови. Коли для місцевого бізнесу престижно бути причетним до форуму (в перший рік всі львівські готелі та ресторани працювали для нас безкоштовно, аби допомогти на старті). Коли місцева влада сприяє події не тому, що має на меті здобути якісь короткострокові репутаційні вигоди, а системно реалізує свою ж власну концепцію промоції Львова, яку затвердила ще у 2006-му році.

 

Місту безперечно ще бракує великих, професійно організованих конференц-центрів, але цю нішу вдало зайняла «Арена Львів», команда якої використовує найменші можливості задіяти потужності цього об’єкту.

 

Медіа були чи не першими, які зайшли на Арену, що стояла порожньою після Євро-2012, з бізнес-івентом. Тепер там відбуваються по декілька конференцій щомісяця до 1000 учасників.

 

Фінансування. З самого початку ми намагались триматись підходу диверсифікації джерел фінансування. Бюджет першого форуму (тривалість – три дні, кількість учасників – 550) склав близько 500 тис. грн і джерела надходжень у відсотках були наступні:

 

45% - бізнес-партнери (фінансова і нефінансова участь);

40% - грантові організації;

15% - внески від учасників.

 

Наше завдання в питанні фінансів – збільшення частки бізнесу і внесків учасників, зменшення частки грантових організацій. Не тому, що нам не подобаються гроші міжнародних фондів і ми хочемо більше збирати з учасників. Це питання мотивації. Подія матиме шанс на розвиток, якщо вона потрібна учасникам, місту, місцевому бізнесу. Коли головні стейк-холдери демонструють, в тому числі своїми грішми, що це їм це важливо. Коли середовище творить свій власний продукт. Тоді й міжнародні фонди, посольства і так далі радо виконають свою функцію – допомогти організаторам.

Ми окреслили це так – головна медіа подія року. Сьогодні України, завтра – всієї Центрально-Східної Європи.
 

Тематика. Принцип визначення тем Львівського медіафоруму – говоримо про те, що було, що є, і що буде. Цікаво спостерігати, як збуваються прогнози, які роблять експерти під час форуму і як все стається навіть швидше, ніж передбачали. У 2013-му році на форумі про інтернет-телебачення в Україні говорили як про перспективу кількох років. Hromadske вистрілило менше ніж за півроку. Сьогодні медіасередовище України живе війною. Мало хто професійно чи навіть морально готувався працювати з цією тематикою, відтак запит дуже великий. Журналісти не були готовими до війни, як, зрештою, і вся країна. Цього року темі війни присвячено практично увесь перший день форуму та кілька майстер-класів третього дня.

 

Але важливо фокусувати увагу учасників не лише на очевидному, як то зараз на війні, але й давати ширшу перспективу. Що буде завтра з медіа? Цього року маємо потужний десант медіа-футуристів зі США – директор школи журналістики Гарвардського університету Nieman Lab Джошуа Бентон, професор Колумбійського університету, керівник програм «Digital media» Дуй Лінь Ту.

 

Команда. Дуже важливо мати в команді людей, які роблять подію з натхненням і задоволенням. Згодом це відчувають учасники в нюансах, в організаційних моментах, в загальному настрої, який панує всі ці дні. Критичною є стійкість до стресових ситуацій, яких виникає безліч не зважаючи на те, як добре ви все продумали і підготували. Особливо коли ви ставитесь до справи з перфекціонізмом, а змушені інколи покладатись на підрядників, які є такими, якими є. А тому доводилось виходити з різних ситуацій – і передруковувати вночі перед першим днем форуму всю друковану продукцію через виявлені помилки, і брати віника в руки і підмітати зал, бо прибиральниці не встигли доїхати зранку, і вирішувати різні неординарні побутові проблеми гостей.

 

Активна фаза організації починається десь за три місяці до події. Минулого року в кінці лютого – на початку березня, коли Янукович втік з країни і почалась окупація Криму, ми дзвонили спікерам з запрошенням на форум, і нам резонно відповідали: «Ми не знаємо, що буде через день, а про кінець травня взагалі думаємо, як про якесь далеке майбутнє».

 

Довелось перенести подію на осінь. В листопаді 2014-го натомість була хвиля фальшивих замінувань і ми з жахом думали як будем туди-сюди евакуйовувати сотні учасників, якщо комусь захочеться з нами жартувати. Та й взагалі питання безпеки стояло на першому плані. Вперше змушені були активно залучити до співпраці органи держбезпеки, з десяток хлопців з СБУ вдягнули бейджики учасників, перемішались з аудиторією і, як мені здалось, навіть з зацікавленням слухали всі лекції.

 

Велика подія – це постійний форс-мажор. Лише професіоналізм та позитивне налаштування працівників і волонтерів дозволяє вирішувати подібні проблеми швидко і ефективно.  Сподіваюсь, нам це вдається, тому запрошую до Львова на Медіафорум!

 

 

Больше рубрики «Это как вообще»:

 

Как привезти в Украину звездного артиста (рассказывает Саша Андрусик, сооснователь музыкального агентства «Ухо»)

 

Как провести кинофестиваль «Молодость» (рассказывает Мария Глазунова, глава департамента по связям с общественностью)

 

Как создать и руководить благотворительным фондом (рассказывает Ольга Кудиненко, руководитель «Таблеточек»).

 

Как организовать крупнейший концерт в своей жизни (рассказывает Джамала, певица).

 

Как создать масштабное реалити-шоу (рассказывает Любовь Цибульская, телеспециалист).

 

Как работать судмедэкспертом (рассказывает Оксана Зорка).

 

Как жить с эпилепсией (рассказывает человек, пожелавший остаться неназванным).


comments powered by Disqus