11 квітня 2014

Чужая почта: как работают с письмами главные интернет-предприниматели

Фотографія: Kim Dong-Kyu
 

Электронная почта уже долгие годы остается главным средством коммуникации в интернете. При этом Билл Гейтс, Марк Цукерберг и другие видные предприниматели работают с e-mail совершенно по-разному. О том, можно ли моментально получить ответ от основателя Google – в материале Platfor.ma. Адреса Гейтса и Цукерберга в заметке не приводятся.

 

Каждый современный пользователь интернета тратит на электронную почту как минимум несколько десятков минут в день. Некоторые посвящают работе с этим инструментом гораздо больше времени. Но как пользоваться им эффективно? Вряд ли кто-то знает на этот вопрос единственно верный ответ, но Platfor.ma предлагает ознакомиться с методами самых известных интернет-предпринимателей современности – от Билла Гейтса до Марка Цукерберга.

 

Электронная почта – рабочий инструмент миллиардов людей. Еще недавно казалось, что скоро о ней все забудут: мол, на смену ей придут социальные сети, инстант-мессенджеры, «облачные» хранилища данных и т.д. Но e-mail не думает сдаваться: по данным аналитиков из компании Ipsos, электронную почту каждый день использует 85% интернетчиков, а, например, социальные сети – только 62%.

 

Многие, если не все, менеджеры до сих пор считают электронную почту самым удобным форматом интернет-коммуникаций. На то есть свои причины. Во-первых, электронный почтовый ящик есть практически у всех. Во-вторых, чтобы обмениваться информацией через этот канал, людям не нужно быть клиентами одного и того же сервиса. Наконец, в-третьих, сервисы электронной почты постоянно меняются, усовершенствуются, так что саму технологию анахронизмом точно не назовешь.

 

Но как быть, если электронных писем слишком много, а работа с ними отнимает несколько часов рабочего времени каждый день? Какой-то универсальный совет здесь дать невозможно. Зато воспользоваться методами самых известных программистов планеты (а у них точно нет никаких проблем с концентрацией или эффективностью) очень даже можно. Недавно в теме разбирались пользователи популярного сайта вопросов-ответов Quora.

 

Сергей Брин, сооснователь Google. О том, как с электронной почтой работает создатель Google Glass, рассказал бывший сотрудник корпорации Дэвид Шин. Он работал в Google в 2006–2007 годах. В то время, как и сейчас, Брин и его партнер Ларри Пейдж (ныне – главный исполнительный директор Google) на встрече с сотрудниками отвечали им на вопросы. И во время одной из таких встреч Брина как раз расспросили про электронную почту.

 

Тот ответил, что раз в день открывает Gmail и смотрит на список писем сверху вниз, по порядку. На какие-то письма – на какие хочет – Брин отвечает, на какие-то – нет. Как только этот процесс ему надоедает, все остальные непрочитанные письма тут же удаляются. «Поэтому многие люди удивляются, что через пять минут им приходит ответ от основателя Google. Но многие, конечно, так ничего в ответ и не получают»,– пересказывает слова Брина Шин.

 

Никакой особой системы и порядка в этом вопросе у Брина нет: почту он проверяет в разное время суток и каждый раз тратит на это разное время. Кому повезло – тому повезло, кому нет – тому нет.

 

Билл Гейтс рассказал о том, как работает с почтой, изданию Today. По его словам, в день он получает всего 40–50 писем: не дает свой адрес абы кому. Часть из полученных писем содержат большие вложения с PDF–файлами и нуждаются в комментариях. Вторая часть писем – это небольшие сообщения с вопросами, которые требуют моментальной реакции. С ними Гейтс работает быстро. А «тяжелые» письма он обычно откладывает на потом и рассматривает их все скопом, за раз. Гейтс подчеркивает: он старается разбираться с каждым полученным сообщением, поскольку электронная почта – его главный рабочий инструмент.

 

 

Марк Цукерберг. Основатель Facebook прочил смерть электронной почте еще несколько лет назад, но тем временем сам продолжает активно ею пользоваться. Хотя никакой системы и четкого распорядка у него нет. Цукерберг может ответить на письмо вечером в воскресенье, в свой выходной, или не ответить на него вовсе. Все важные для работы сообщения он продолжает получать через другие средства коммуникаций.

 

Такой же подход, кстати говоря, проповедует и главный исполнительный директор разработчика игр для социальных сетей Zynga Марк Пинкус. Тот разгребает почту на ПК или смартфоне каждый раз, когда отвлекается от основной работы. Поэтому получить ответ от него в 7 утра в воскресенье спустя пять минут после отправки – вполне реально. Известно, что Пинкус разбирает свою почту сам и отвечает на письма практически всем.

 

 

Джефф Безос. Основатель крупнейшего интернет–магазина на планете Amazon как–то рассказал создателю Wikipedia Джимми Уэйлсу, что просматривает электронную почту регулярно, при каждом удобном случае – например, когда перекусывает или ждет лифт. И хоть отвечает на письма обычно очень быстро, делает это очень избирательно. «Написав Безосу, вы получите ответ на его письмо либо в течение 10 минут, либо никогда",– заверяет Уэйлс.

 

 

Эндрю Мейсон. Главный исполнительный директор сервиса Groupon отвечает на все нужные ему письма, при этом почтовый ящик всегда держит открытым в отдельном приложении. Как только пришло письмо – он тут же на него отвечает. Цель процесса – пустая папка «Входящие». Это позволяет легендарному предпринимателю очень быстро реагировать на важные сообщения. Еще одна его черта – отправка только вдумчивых развернутых ответов. Никаких писем с многозначительным словом «ок» – мелкие задачи согласовываются с помощью простых мессенджеров.

 

Кроме того, Мэйсон – активный последователь методики GTD (система повышения личной эффективности) и использует программу Omnifocus, которая, с одной стороны, не позволит забыть о почтовом ящике, с другой – помогает сосредоточиться на ключевых задачах.

 

 

Предприниматель, создатель платформы TheOrganizedParent.com Стефани Воцца замечает, что среднему пользователю после обработки пришедших на e–mail писем требуется 16 минут, чтобы вновь сфокусироваться на задаче. 94% офисных сотрудников говорят, что подавлены тем объемом информации, который им приходится получать каждый день. Поэтому Воцца рекомендует всем минимизировать количество контактов с этим инструментом: не использовать почтовый ящик с неотвеченными письмами как органайзер, не использовать его для связи с ближайшими коллегами, не обмениваться с его помощью документами. Вместо e–mail он советует использовать CRM–системы (программы, позволяющие автоматизировать взаимодействие с клиентами) с возможностью постановки задач и встроенными инструментами обмена файлами, а также мессенджеры вроде Skype и Whatsapp.

 

 

Лео Бабаута, создатель оддного из самых интересных в мире блогов о личной эффективности Zen Habits, дает следующие рекомендации. Во–первых, нужно содержать в чистоте папку «Входящие». Рядом с важными письмами лучше ставить «звездочку», чтобы не забыть посмотреть их позже, а остальное – безжалостно удалять. После того, как приходит сообщение, Бабаута советует либо ответить на него мгновенно (если ответ требует минуты внимания), либо пометить «звездочкой», чтобы оно служило списком задач на день или привязать послание к онлайн–календарю. Все письма, которые не нужны (например, рассылки), нужно добавлять в «спам» незамедлительно. Если не помогает – воспользоваться системой фильтров.

 

Конечно, стоит ли перенимать опыт других, более именитых интернетчиков – это личное дело каждого. В конце концов, раз нет единого, общепринятого подхода к работе с этим инструментом,– значит, его и не может быть. Кто знает, может Цукерберг вообще не умеет работать с почтой?


comments powered by Disqus